ในบางครั้ง ด้วยเหตุผลหลายประการ การยกเลิกการนัดหมายเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ อาจเป็นความล่าช้าที่ไม่คาดคิด ปัญหาการเดินทาง หรือความบังเอิญในตาราง การรายงานข่าวกับคนที่คุณจะติดต่อด้วยอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ แต่ถ้าคุณพูดตรงๆ สุภาพ และไม่ใช้เวลานานเกินไป เขาจะเข้าใจได้อย่างแน่นอน กำหนดเวลาการนัดหมายใหม่เมื่อยกเลิกหรือโดยเร็วที่สุด เสนอให้ทำกะให้มากที่สุดเพื่อให้สะดวกสำหรับเธอเช่นกัน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: งดการนัดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 ติดต่อบุคคลนั้นโดยเร็วที่สุด
ยิ่งรอยกเลิกนานยิ่งไม่สะดวก แจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุดเพื่อแสดงความเคารพต่อบุคคลและเวลาของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 2 ยกเลิกทางโทรศัพท์หากคุณไม่สามารถแจ้งให้เราทราบล่วงหน้าได้
หากคุณกำลังยกเลิกการนัดหมายน้อยกว่า 24 ชั่วโมงก่อนเวลาที่กำหนด ให้โทรหาบุคคลนั้น การส่งข้อความ อีเมล หรือข้อความผ่านบุคคลที่สามจะถือเป็นการไม่ให้เกียรติและไม่สะดวก ไม่มีใครพอใจกับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเช่นนี้
ขั้นตอนที่ 3 ขอโทษอย่างจริงใจ
แม้ว่าคุณจะแจ้งให้บุคคลนั้นทราบล่วงหน้า ให้ชัดเจนว่าคุณต้องเสียใจเพียงใดที่ต้องยกเลิกการนัดหมาย อาจเป็นเพราะเธอหลีกเลี่ยงแผนอื่นๆ เพื่อตามหาคุณ และคุณอาจทำให้เกิดความไม่สะดวกด้วยการยกเลิก
- แค่คำขอโทษสั้นๆ ก็เพียงพอแล้ว พูดว่า "ฉันขอโทษที่ฉันไม่ได้พบคุณในครั้งนี้"
- หลีกเลี่ยงการพูดคลุมเครือหรือพูดว่าคุณ “อาจจะ” มาไม่ทันเวลา ดีกว่าที่จะซื่อสัตย์และบอกความจริงทันที
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายเหตุผลในการยกเลิกโดยสังเขป
หากคุณมีเหตุผลที่ดี เช่น เที่ยวบินล่าช้าหรือเจ็บป่วย ก็อธิบายได้ หากเหตุผลในการยกเลิกเป็นเรื่องที่ยอมรับได้น้อยกว่า เช่น การลืมหรือการนัดหมายอื่นพร้อมๆ กัน ให้อธิบายทั่วไป เช่น "มีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้นและฉันไม่สามารถเข้าร่วมได้"
- ไม่จำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดทั้งหมดของการยกเลิก แต่บอกตามตรง หากคุณยังคงบรรจุไส้กรอกไว้ บุคคลนั้นอาจคิดว่าคุณกำลังทำไส้กรอกอยู่
- อย่าพูดว่า "มีสิ่งที่สำคัญกว่าเกิดขึ้น" หรืออะไรทำนองนั้น
- อย่าหาข้ออ้าง คุณจะเสี่ยงต่อการถูกค้นพบและนั่นอาจทำให้สถานการณ์ทั้งหมดแย่ลง
ขั้นตอนที่ 5. ทำให้ชัดเจนว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของเธอ
เน้นย้ำว่าคุณซาบซึ้งที่ให้ความสนใจและขอโทษที่ต้องยกเลิก ทำให้ชัดเจนว่าคุณตระหนักว่าเวลาของเธอมีจำกัดและดังนั้นจึงมีค่า
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคคลนั้นต้องการช่วยเหลือคุณ เช่น ให้ความช่วยเหลืออย่างมืออาชีพในพื้นที่ที่คุณมีประสบการณ์น้อย
ส่วนที่ 2 จาก 2: กำหนดการนัดหมายใหม่
ขั้นตอนที่ 1 เมื่อยกเลิก เสนอให้เปลี่ยนเวลา
ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณไม่ต้องดำเนินการนี้ในภายหลัง แต่ยังแสดงให้เห็นว่าคุณสนใจงานนี้ด้วย ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล ให้ชัดเจนว่าคุณต้องการจัดตารางการนัดหมายใหม่ตามความสะดวกของบุคคลนั้น
ขั้นตอนที่ 2 ให้ตัวอย่างวันที่หรือเวลาที่ว่าง
บทบาทของคุณในตอนนี้คือการให้ความสำคัญกับบุคคลในกำหนดการ แต่ควรระบุตัวเลือกบางอย่างเพื่อให้พวกเขาเลือกได้ คิดถึงสามหรือสี่ครั้งเมื่อคุณจะว่างและถามว่ามีสิ่งใดที่เหมาะสมหรือไม่
ตัวอย่างเช่น “ฉันว่างในวันศุกร์หลังอาหารกลางวัน วันอาทิตย์ทั้งวัน และในวันอังคารระหว่างเวลา 13:00 น. ถึง 17:00 น. เวลาเหล่านี้ใช้ได้ผลสำหรับคุณหรือเวลาอื่นจะดีกว่านี้"
ขั้นตอนที่ 3 เสนอให้ทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุด
เพื่อชดเชยการยกเลิกวันแรก แนะนำความเป็นไปได้ในการค้นหาบุคคลที่สะดวกที่สุดสำหรับพวกเขา ในเวลาที่กำหนด ไปที่สำนักงานของเธอหรือที่ใดก็ตามที่เธออยู่แล้ว
อีกทางเลือกหนึ่งคือแนะนำว่าให้ประชุมผ่าน Skype หรือ Google Hangouts หากบุคคลนั้นยุ่งมากหรืออยู่ห่างไกล
ขั้นตอนที่ 4 เลือกเวลาที่คุณรู้แล้วว่าจะไม่ยกเลิกอีก
หลังจากยกเลิกครั้งแรกแล้วจะรำคาญหรือไม่สะดวกที่จะทำอีก ชื่อเสียงของคุณอาจเสียหายอย่างมาก ดูตารางเวลาของคุณให้ดี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาที่ตกลงกันไว้จะใช้ได้ผลสำหรับคุณ และไม่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่มีการนัดหมายในเดือนธันวาคม แต่คุณทราบแล้วว่าปฏิทินจะเต็มก่อนนั้น ทางที่ดีที่สุดที่จะไม่กำหนดเวลานัดหมายสำหรับเดือนนั้น
ขั้นตอนที่ 5. จดเวลาที่เลือกไว้สำหรับการนัดหมายใหม่
เมื่อคุณรู้ว่าจะพบบุคคลนั้นเมื่อใด ให้บันทึกกิจกรรมลงในปฏิทินของคุณหรือ Google ปฏิทิน วางโพสต์อิทไว้ในที่ที่มองเห็นได้เพื่อไม่ให้ลืม
ขั้นตอนที่ 6 เมื่อการประชุมเกิดขึ้นในที่สุด ขอบคุณบุคคลนั้นที่อดทนรอ
นี่ควรเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำ ไม่จำเป็นต้องขอโทษอีก แค่แสดงความขอบคุณสำหรับความเข้าใจ แล้วเธอก็รู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของเธอ
เคล็ดลับ
- หลีกเลี่ยงการยกเลิกการนัดหมาย เว้นแต่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากอาจทำให้ภาพของคุณเสียหายและส่งผลต่อเครือข่ายของคุณ
- หากคุณกำลังพบใครบางคนที่เรียกเก็บค่าบริการ ให้สอบถามเกี่ยวกับนโยบายการยกเลิกของพวกเขา